5/30/2017

Un caso de negocio como un plan de viaje




Tenemos un problema. Pocos profesionales de recursos humanos saben cómo construir un caso de negocio. Otros departamentos como Marketing, que sí lo hacen, convencen a la dirección y se llevan las inversiones.

Y una solución: vamos a plantear aquí un método sencillo y con una potente historia detrás para conseguir la inversión que necesitamos. Veréis, lo hacemos como se planifica un viaje.

Decimos a menudo eso de que “las personas es el principal capital de la organización”. Los profesionales de RRHH tienen muchas oportunidades de mejorar la cuenta de explotación de una empresa. Ya sabéis cómo: contratando empleados con talento y alineados con la cultura de la empresa. Fidelizándolos. Mejorando su motivación y su rendimiento. Desarrollando el talento y el liderazgo. Nada nuevo.Y, sin embargo, muchas iniciativas de RR.HH. suelen ser clasificadas erróneamente por la dirección como “menos vitales” para el éxito. Si esto os pasa a vosotros también, no intentéis echar balones fuera. A menudo nos encontramos con departamentos de recursos humanos que asumen que su trabajo tiene valor (lo sabemos) pero no son capaces de aportar los datos que apoyan con claridad esta asunción.

Otros departamentos dentro de la organización que compiten por las mismas inversiones de la dirección (como comercial, producción, marketing o logística) y acuden a la dirección con datos que muestran el mayor valor de sus propuestas. Como es normal, cuando no podemos proporcionar datos que lo demuestran, la dirección está obligada a llevar las inversiones desde los recursos humanos a los demás departamentos que pelean por el mismo pastel.

En épocas con presupuesto limitados (¿alguna vez habéis conocido presupuestos ilimitados?) en dirección rechazan las solicitudes presupuestarias que carecen de un caso de negocio (“business case” en inglés) claramente definido. 

¿Qué es un caso de negocio?

El caso de negocio se utiliza para justificar una inversión en un proyecto.
Sirve para ayudar a otros a decidir si invierten recursos en una propuesta. Normalmente varios casos de negocio compiten por las inversiones. Es necesario, por tanto, convencer a los responsables de la toma de decisiones de que nuestra propuesta tendrá valor y que debe priorizarse sobre otras iniciativas alternativas. 
La lógica del caso de negocio es que, siempre que se consumen recursos en una organización (dinero, tiempo…), se deben emplear en resolver una necesidad concreta de negocio.
Un caso de negocio proporciona una declaración clara de un problema empresarial y una solución potencial. Describe las consecuencias resultantes de acciones específicas y recomienda métricas para la solución propuesta. Más importante aún, un caso de negocio ofrece la oportunidad de proponer opciones basadas en datos objetivos y que ofrezcan un mayor sentido de comprensión de la solución.

El caso de negocio como un viaje

El caso de negocio es un tipo de análisis de necesidades (“gap analysis" en inglés). Implica determinar a dónde queremos llegar, establece dónde estamos y nos dice qué necesitamos para resolver la diferencia que nos separa.
A mí esto me suena a un viaje. Estamos aquí y queremos llegar a un nuevo destino: ¿qué ruta debemos seguir?
Siguiendo este enfoque, la propuesta de método tiene en 4 partes:
  1. Dónde queremos llegar y dónde estamos: el problema.
  2. Viajeros: stake-holders
  3. Rutas: las alternativas
  4. Plan de viaje

1. El viaje: ¿dónde queremos llegar?, ¿dónde estamos ahora?

Para obtener financiación, deberíamos dejar de mirarnos al ombligo de nuestro departamento de RRHH y pensar como organización. Tenemos que evitar presentar resultados y métricas que son relevantes sólo para nosotros y, en su lugar, tenemos que centrarnos en evaluar qué actividades agregarán valor a la organización.
Verdad de perogrullo: un caso de “negocio” tiene que hablar el lenguaje del negocio
Y en términos de negocio los problemas son regularmente de uno de estos tres tipos: a) crecimiento, b) ahorro o c) evitar riesgos

Un ejemplo: la mejora de la rotación expresada como actividad de creación de valor

La rotación es un problema de negocio que requiere la atención de muchos profesionales de RR.HH. La batalla por los recursos humanos se ha convertido en muchos casos en un problema de fidelización. Un estudio de Price Waterhouse Coopers señalaba que los costos relacionados con el abandono representaban, de media, el 12% de los ingresos, y que puede llegar hasta el 40% . Y que hasta el 32% de la rotación voluntaria de una organización se puede prevenir.
Los costos relacionados con el abandono representaban, de media, el 12% de los ingresos totales, y que puede llegar hasta el 40%
El problema expresado de forma incompleta, utilizando lenguaje de RRHH:
Nuestro ratio de rotación es del 25% anual, 10% por enciama de la media de nuestro sector.
El problema BIEN expresado, añadiendo lenguaje de negocio:
[ORIGEN:] Nuestro ratio de rotación es del 25% anual, 10% por encima de la media de nuestro sector.
[DESTINO:] Nuestras estimaciones más conservadoras muestran que si reducimos el ratio de rotación en un 2% ahorraremos a la compañía 10 millones de euros anuales.
Credit Suisse, por ejemplo, que tiene unos 46000 empleados, pudo reducir el porcentaje de rotación en 1% y con ello consiguió unos ahorro de 100 millones de dólares!

2. Compañeros de viaje


Los que nos van a acompañar en este viaje tienen papeles diferentes. Mejor que sepamos qué papel va a desempeñar cada uno para que nuestro business case se adapte a la audiencia. La dirección buscan proyectos e iniciativas que se ajusten a la estrategia de la compañía, y es probable que rechacen a los que no lo hacen.
Hay que conocer a nuestros compañeros de viaje y sus objetivos. ¿Estamos en el modo de crecimiento o recortando gastos? ¿Estamos en fase de expansión general o centrándonos en una o dos regiones?

Los que deciden

Los que deciden si nuestra propuesta de inversión se aprueba o no van a ser, con toda seguridad, un grupo reducido de personas. O incluso una sola persona, "el jefe de todo esto".

Los que revisan el caso

Saber que la gente va a revisar su caso de negocio no es lo mismo que entender quién toma la decisión final.

Los que se benefician

Los beneficiarios son aquellos que pueden ganar lo que proponemos en nuestro business case. A menudo, habrá más de un grupo.
Si, por ejemplo, proponemos un nuevo programa predictivo de selección de candidatos, nuestro plan va a beneficiar a todos los departamentos y especialmente a aquellos que contratan con más frecuencia.

3. Rutas alternativas


Es probable que todos los caminos conduzcan a Roma. Pero algunos de ellos serán más rápidos que otros. Los que van a evaluar un business case esperan que nosotros analicemos al menos 3 rutas diferentes para llegar a la solución propuesta.

Aviso para navegantes: cuidado con las métricas de tu organización


Antes de empezar a construir un caso de negocio, es importante tener en cuenta una limitación principal: cada organización requiere y utiliza métricas financieras diferentes. Por ejemplo, tu organización puede querer ver un retorno de la inversión (ROI), o el costo total de propiedad o el análisis costo-beneficio. Si vamos a hacer un caso de negocios y no estamos familiarizados con estos conceptos, habrá que consultar a alguien en el departamento de finanzas. 

Elementos para comparar

Deberemos compararlas entre sí. Nos deberíamos preguntar:
  • ¿Qué opción tiene menor costo?
  • ¿Cuál es el más rápida de implementar?
  • ¿Cuál tiene el menor riesgo?
  • ¿Cuál trae un beneficio mayor?
Por cierto, a veces no hacer nada, es una opción que siempre deberíamos considerar. Sería la cuarta opción. El que desarrolle el caso incluirá una opción de no hacer nada para mostrar a los interesados qué costos evitarán al aprobar el proyecto.

4. Planificando el viaje


El plan de viaje tiene que incluir acciones concretas. Regularmente separamos las acciones a corto plazo (para los primeros tres meses) y las acciones a largo (desde los tres meses hasta la conclusión). Esta sección también debe incluir métricas propuestas para medir el éxito.

Y el imprescindible resumen ejecutivo

Nuestra audiencia son gente muy ocupada. Así que hay que habrá que hacer un resumen ejecutivo con gancho si queremos que nuestra propuesta supere a las demás: deberemos contr una historia concisa y convincente sobre la necesidad del negocio, su solución y el impacto que tendrá la solución.
Algo del tipo: "Tenemos a duros competidores peleando por el talento en el área de TI. Muchos de nuestros trabajadores dejan la empresa ante ofertas más atractivas por parte de la competencia [el problema]. El análisis de las causas y las acciones de mejora que proponemos caso que proponemos nos ayudará a fidelizar hasta un 10% más de la plantilla [la solución]. Prevemos recuperar la inversión en 12 meses. Cuando el programa esté plenamente operativo prevemos conseguir un ahorro adicional de 100.000 mil euros mensuales [el impacto]

Dos lecturas recomendadas


Os recomiendo en primer lugar, la HBR Guide to Building Your Business Case. ¡Es difícil equivocarse cuando se recomienda Hardvard Business Review!
Otro documento que tengo que recomendaros es la guía de campo de Appirio: Pitching Transformation. How to Build a Business Case for HR & Talent Management Solutions. Aporta mucho conocimiento específico del área de RRHH.

0 comments:

Post a Comment